Подпишитесь Презентация Вопросы Оценка
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММ УПРАВЛЕНИЯ

Интервью

Интервью с финансовым директором компании ОАО "ЛИТ-ФОНОН" о результатах автоматизации процесса консолидации плановых и фактических отчётов холдинга в системе PlanDesigner:
  • в 5-7 раз (!) сокращены трудозатраты и время на консолидацию - с 3 недель до 2-3 дней
  • появилась возможность анализировать содержание и практически мгновенно реагировать за запросы акционеров по предоставлению дополнительной информации
  • секрет долголетия решения - 12 лет эксплуатации с регулярной адаптацией к новым задачам



Генеральный директор компании «Софтпром» Посудневский Олег Петрович: Добрый день! Сегодня мы разговариваем с финансовым директором компании "ЛИТ-ФОНОН" Тыхун Натальей, которая 12 лет назад участвовала во внедрении программного продукта для консолидации отчетов по группе компаний.  Первый вопрос: Какие задачи вы решали и как решали? 
Финансовый директор ОАО «ЛИТ-ФОНОН» Тыхун Наталья: На момент знакомства с компанией "Софтпром" наше подразделение было ответственным за подготовку консолидированной отчетности и консолидированных прогнозов Холдинга. Это занятие трудоемкое, требующее больших затрат труда и времени. Перед этип (до проекта) несколько лет наше подразделение занималось консолидацией отчетов и прогнозов, поэтому уже были сформированы определенные требования и задачи, с которыми на тот момент мы обратились в "Софтпром". Консолидация отчетности подразумевает под собой сверку всех внутренних взаиморасчетов и взаимных услуг, и сокращение этих внутренних потоков. Достаточно много времени занимает именно сверка этих взаимных расчетов, проверка соответствия данных одного контрагента другому. При подготовке консолидированных прогнозов достаточно много времени тратилось на подготовку тех форматов, которые были удобны акционерам нашего холдинга. Во время знакомства с программным продуктом "Софтпром", мы для себя уже четко понимали, что необходимо такое решение, которое позволило бы нам сократить существенно время, затрачиваемое на подготовку именно консолидированных форматов, а так же на подготовку прогнозов, которые бизнес-единицы поставляли нам для консолидации. Вот две основные задачи, которые постарались решить в плане с сотрудничеством с "Софтпром". 

Наталья, какую измеримую выгоду Вы получили?   
До внедрения данного программного продукта процесс консолидации, который включает в себя сверку взаимных расчетов и исключение их из консолидированной отчетности, занимал до 3-х недель. Это в части отчётности, и ещё такой же приблизительно срок в части создания прогнозов. Теперь, после внедрения программного продукта, сам процесс консолидирования - это определенная последовательность автоматических процедур, которые запускаются в различных вариациях, в зависимости от того, какую часть процесса нужно пересчитать. Теперь один макрос занимает до нескольких минут, а сама процедура консолидирования - 1-2 дня вместе с учетом времени на просмотр того, что получилось. При необходимости в результаты можно внести какие-то изменения, но уже в плане получения корректного результата в отчётных форматов. Так же и в прогнозировании: большое сокращение времени мы достигли за счет того, что сократился сам процесс формирования прогнозируемых форм, то есть это "прибыли и убытки", "движения денежных средств" и "баланс". Сам процесс формирования этих форм из отдельно взятых показателей - то, что раньше занимало наибольшее количество времени - как создание этих форматов, так и их проверка соответствия, как они получились из тех прогнозируемых показателей, которые ставят субъекты. Общее сокращение времени - это 2,5 недели на фактическу консолидированную отчетность и приблизительно такое же время на создание прогнозируемых результатов, создание прогнозных форматов. 

До этого Вы использовали Excel? 
До этого использовали Excel, как такой стандартный классический формат (электронные таблицы), так и различные созданные нами форматы, которые используют более сложные механизмы, которые предоставляет Excel: макросы и сводные таблицы, что позволяло сокращать какие-то определенные трудозатраты и уменьшать несоответствия, но, опять же, не исключало человеческий фактор, когда можно было ошибиться при переносе данных из одного источника в другой. 

То есть резюме: ДО внедрения это были файлы Excel плюс кипы подтверждающих бумаг, и процесс консолидирования и процесс подготовки отчёта занимал 3 недели. ПОСЛЕ внедрения это стали электронные формы и процесс подготовки отчётности, процесс подготовки планов сократился на 2-2.5 недели 
Да! Причем произошло и уменьшение численности персонала, который этим занимается, экономия значительная в этой части. Причем теперь есть возможность проанализировать полученные данные - как прогнозируемые, так и фактические; есть возможность и время изменить что-то, внести какие-то коррективы, получить ответную реакцию от акционеров и внести корректирующие изменения в прогнозируемые показатели. Есть большие возможности заниматься более квалифицированными (экономическими, содержательными) вопросами, не же ли сверка бумаги, Excel и учетных данных. 

Если раньше акцент был на технической работе, то сейчас получается , что у Вас появилось время именно на работу с содержанием.   
ДА!

Следующий вопрос. Решение оказалось "долгоиграющим": было заложено 12 лет назад и до сих пор работает. Что Вы можете сказать по итогам 12 лет эксплуатации и, с Вашей точки зрения, какие причины того, почему настолько "долгоживущим" оказалось решение?
По итогам 12 лет можно сказать, что конечно возвращаться к тому, что было не хотелось и нет абсолютно никакой ностальгии о том, как мы все это делали раньше (в Excel). Сейчас для нас PlanDesigner - это палочка-выручалочка, которая позволяет при минимальных трудозатратах сформировать те формы, которые необходимы для предоставления руководству нашего холдинга и предоставление их в той структуре и в том разрезе, который необходим. Здесь не только оперативное формирование, но и возможность перепостроения этого формата. Если представить себе, то это - возможности Excel и сводных таблиц, увеличенные на порядок - это то, что мы получили в результате внедрения PlanDesigner. В долговечности нашего проекта, сыграли свою роль несколько факторов. Во-первых: сам продукт является, определенным конструктором, который можно сконструировать с помощью внедренцев. Заказчик конструирует из этого программного продукта то, что именно Вам нужно, поэтому из этих слов можно сделать выводы, почему программный продукт получился таким долгоиграющим. Если заказчик отчетливо понимает, что ему нужно и может сформировать так называемые "техническое задание" организации, которая внедряют продукт, то это уже залог определенного успеха. То есть мы понимаем, что хотим получить. Второе - то, что необходимо тесное сотрудничество разработчика и заказчика. Этот процесс должен быть взаимовыгодным и совместным. Разработчик должен помочь заказчику осознать свои мысли и изложить их. А исполнитель должен донести свое понимание, и в удовлетворении, которое получишь от программного продукта, от решения, что бы было видно, что это и твой труд. Это тоже залог успеха и долговременности. В третьих, персонал внес свой существенный вклад в долговременность. Люди, при которых внедряли продукт, продолжают работать, поддерживать этот продукт. Они чувствуют его преимущество, пользу. Это как преемственность поколений.

То есть, в ходе внедрения сформировалась команда, которая дальше поддерживала и развивала продукт, и в силу того, что команда сохранилась в компании...
Да!. Залог долговременности и в том, что продукт PlanDesigner оказался универсальным и в то же время гибким, что даже развеял сомнения тех, кто первоначально отрицательно относились к нему. Сотрудники, которые занимаются прогнозированием, созданием отчетности, сейчас уже по другому и не мыслят, что они что-то сделают без PlanDesigner, это уже на неосознанном уровне, считается как-будто это было всегда.  Прижилось :)

Какие изменения вносились за 12 лет работы , каким образом? Наверняка в бизнесе что-то менялось, наверняка нужно было вносить изменения в программу...Какие конкретно изменения вносили и как дто делали?
Самые существенные изменения, которые были за годы пользования данным программным продуктом - это изменения структуры холдинга и изменения учетной единицы в отчетности и в прогнозах холдинга. Обе эти задачи были успешно переформированы в PlanDesigner. При чем и одну, и вторую задачу мы решили своими силами, не привлекая представителей разработчика. Это свидетельствует о том, что в процессе разработки и внедрения нашего программного решения представители "Софтпром" достаточно эффективно поработали с нашим персоналом. Дали определенные навыки в работе с PlanDesigner, навыки обслуживания данного программного продукта на уровне пользователя. Такие вот «домашние» администраторы PlanDesigner из нас получились. Задачи такого уровня мы смогли решить и осуществить, внедрить самостоятельно. Это основное. В течении этого времени менялись некоторые моменты, но они не требовали существенной доработки или переработки используемой программы. 

Что Вы могли сказать людям, которые сомневаются - вступать или нет на путь автоматизации управления, кто думает - внедрять или не внедрять PlanDesigner либо какой-либо иной программный продукт? 
Сама автоматизация всегда лучше, чем какой-либо ручной продукт. Но опять же, как все это, получится и с помощью какого инструмента все это автоматизировать. Для нас решение сотрудничества с "Софтпром" и внедрение PlanDesigner оказалось успешным, удачным и живучим для нашего холдинга. Если Вы готовы к определенной активности в плане разработки технического задания, понимания своих процессов, своих движений и технологий в учете и прогнозировании, то я бы посоветовала посотрудничать с представителями программного продукта PlanDesigner и разработать такое техническое задание, чтобы получить ощутимый результат автоматизации своего труда. 

Спасибо за интервью!