Подпишитесь Презентация Вопросы Оценка
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММ УПРАВЛЕНИЯ

История успеха

С внедрением систем PlanDesigner&UPЕ практически одновременно сн изились затра -ты времени на формирование планфактных моделей и перераспределились ресурсы между первостепенными задачами. Поскольку нагрузка по мониторингу возрастает с каждым годом, без автома -тизации мы совершали бы ошибки и несли убытки», – Леонид Погостин, руководитель Управления информа-ционных технологий Академии им. С.Г. Строганова

Обзор решения

Компания:
Московская государственная художественно-промышленная академия имени С. Г. Строганова.

Отрасль:
Образовательные услуги (высшее образование, профессиональная переподготовка, дополнительное образование)

Функции:
автоматизация бюджетирования в рамках целевой программы стратегического развития вуза
оптимизация штатного расписания под новые требования Минобразования и науки
детализация бюджета коммерческой деятельности вуза

Задачи:
  • оперативное внедрение системы автоматизации бюдже-та
  • устанока адаптированного к российским реалиям ПО с понятным для всех интерфейсом и доступной стоимостью интегрирование имеющихся баз данных (на платформе Microsoft SQL Server и на Oracle) с новым ПО
  • устраниние потерь и искажениий информации, исключение проблемы двойного ввода
  • сократить сроки согласования данных между экономическим и финансовым отделами, а так же сроки подготовки отчетно-сти для федеральных ведомств и Минобрнауки
  • детализировать учёт коммерческих учеников доходы от коммерческой деятельности вуза

Решение:
Две интегрированные между собой системы PlanDesigner и UPЕ позволили автоматизировать процесс бюджетирования, сократить время на составление отчетности для министерств и ведомств системы образования, оптимизировать штатное расписание и освободить ресурсы для реализации собствен -ных проектов вуза.

Преимущества:

  • Отечественное сертифицированное лицензионное ПО;
  • Удобный и понятный русскоязычный интерфейс;
  • Оперативная установка и качественное постпродажное сопровождение;
  • Подробный инструктаж по работе с ПО;
  • Модульная конструкция ПО;
  • Возможность конструирования необходимых функций под новые задачи;
  • Доступная для бюджетной организации цена;
  • ПО на популярных и уже используемых в вузе платформах Microsoft SQL Server и Oracle;
  • Интеграция с 1С.

Источники данных:
1С, MS Excel

Результаты:

  • Ускорен процесс сбора, обработки и формирования данных в экономическом отделе с 5 до 2-3 дней;
  • Обеспечена прозрачность получаемых данных через инструменты DrillDown и Drug&Drop;
  • Создана модель бизнес-процессов и бюджетирования, единое хранилище информации с функцией резервного копирования;
  • Устранена проблема двойного ввода, благодаря интегра-ции с базами 1С;
  • Сэкономлены деньги на оплату специалистов по установке и адаптации ПО за счет низкой трудоёмкости (при среднерыночных ставках на оплату специалистов 2000-2500 руб/час);
  • Детализирована информация по внебюджетным статьям дохода вуза;
  • Оптимизировано штатное расписание вуза и процесс его составления;
  • Ускорен и отлажен процесс составления отчетности для Минобразования и науки;
  • Исключен перерасход средств локальных смет.

Обстоятельства ставят задачи SoftProm поставляет решения

Московская государственная художественно-промышленная академия имени С. Г. Строганова одно из старейших в России художественных учебных заведений, основанное в 1825 году. Вуз готовит художников по 5 специальностям и 17 специализациям в области промышленного, монументально-декоративного, прикладного искусства. Современные требования Минобразования и науки к вузу диктуют определённые правила, такие как автоматизация бюджетирования, своевременная отчетность и оперативное предоставление информации по учебному процессу.

В 2012 году Управление информационных технологий Академии им С.Г. Строганова совместно с экономическим отделом запустили процесс внедрения модулей PlanDesigner&UPE российской компании SoftProm по автоматизации бюджетирования. Катализатором этого решения стала целевая программа стратегического развития вуза, для успешной реализации которой потребовался ряд изменений в процессах обработки данных, ведения отчетности и автоматизации бюджетирования.

«До начала участия вуза в целевой программе, все вопросы бюджетирования и отчетности в экономическом отделе решались в программе Excel, порой даже Word использовался для некоторых цифр, рассказывает Леонид Погостин, руководитель Управления информационных технологий, актуализации данных не происходило, возникала путаница и лишние проблемы с выяснением, откуда взялись новые данные в таблице».

Продолжать вести документооборот и бюджетирование по старым схемам было невозможно. Целевая программа стратегического развития вуза потребовала оперативного поиска инструментов для автоматизации бюджетирования, оптимизации процессов обработки данных и отчётности.

Задачу поручили главе Управления информационных технологий Леониду Погостину. Он использовал стандартные схемы поиска и анализа продукта для решения поставленной задачи: оценка поставщика, наличие сертификата системы менеджмента качества, ценовая категория, приемлемая для бюджетного вуза, функциональное отечественное ПО с удобным интерфейсом, интеграция с 1С, лояльная служба внедрения продукта и постпро-дажной поддержки.

«Эффективное взаимодействие команды, как со стороны разработчика, так и с нашей стороны, один из ключевых факторов, по которым я оценивал продукт, отмечает Леонид Погостин. Как известно, самые страшные ошибки совершаются на ранних стадиях проекта, поэтому к выбору поставщика нужного нам ПО я отнёсся с максимальной ответственностью».

Инструментов много, решение – одно

При выборе универсального решения для Академии, существенными критериями при оценке ПО, по словам Леонида Погостина, стали следующие.

Оперативность обработки запроса и внедрения ПО: с момента обращения в SoftProm до презентации инструментов PlanDesigner&UPE прошло несколько дней, а через два месяца мы приступили к использованию их в Академии. Время - существенный показатель в случаях, когда задача масштабная, а сроки ограничены. Не многие IT-компании смогли предложить быстрое внедрение инструментов автоматизации бюджетирования с учетом особенностей вуза.

«В одной фирме, например, дали для начала заполнить очень подробную анкету, которую обрабатывали две-три недели, - вспоминает Леонид, - потом собирались к нам приехать еще через какое-то время. В общем, я понял, что на реализацию первого подготовительного этапа, который я рассчитывал провести быстро, уйдёт, как минимум, год, а это в наши планы не входило».

Универсальность и адаптация под нужды клиента: «…когда можно, как в конструкторе, под отдельные задачи выбирать необходимые модули и реализовывать проекты».

Помимо системы бюджетирования, с помощью PlanDesigner&UPE Академия смогла реализовать проект по автоматизации штатного расписания всего за полтора месяца: «И теперь, когда необходимо сопоставить штатное расписание и штатный формуляр в отделе кадров, достаточно в UPE сделать несколько кликов и получить информацию в любой форме. Наконец, коммуникации между отделами налаживаются.

Удобный интерфейс и возможность интеграции с имеющимися базами данных:«…система PlanDesigner&UPE работает на СУБД Microsoft SQL Server и на Oracle. Мы с Microsoft SQL Server уже работали на платформе 1С, и важный шаг, который мы сделали в своём проекте по созданию систем бюджетирования, – это интеграция 1С и UPE. Для этого были привлечены специалисты компании по поддержке системы 1С, которые разработали модуль для выгрузки данных из базы 1С. Эти данные были импортированы в базу UPE. Таким образом, мы избавились от проблемы двойного ввода».

Экономичность и функциональность: «На рынке стоимость одного часа работы стороннего разработчика ПО колеблется от 2000 до 2500 рублей, - объясняет Леонид Погостин, - на этом уровне те возможности, которые даёт использование инструментов SoftProm, мне представляются богаче с точки зрения функционала, чем у других популярных систем.»

Простота использования неспециалистами: «Курс обучения по работе с модулями занял 24 часа, в течение которых представители SoftProm обучали сотрудников в контексте тех задач, которые стояли перед нами в тот момент. Это помогло нашим экономистам быстро продвинуться в понимании принципов работы с инструментами нового ПО».

Комплексные решения SoftProm для эффективной работы вуза

В работе каждого вуза помимо внутренних процессов существуют своего рода внешние факторы: законодательство, нормативные документы, которые выходят из-под пера Министерств и влияют на условия и пересчет схем финансирования. Академии модульные решения Softprom помогли автоматизировать бюджетирование, наладить обработку и хранение данных, благодаря чему вуз гибко реагирует на внешние нововведения.

«До автоматизации у нас не было резервного копирования на персональных компьютерах и бывали случаи, когда терялись данные. А когда мы ввели систему с серьёзной архитектурой, использующую традиционную базу данных, эта проблема была решена».

Особенностью формирования доходной части бюджета государственного вуза является наличие двух источников финансирования: средства госбюджета и внебюджетные средства, которые зарабатывает вуз. Модульное ПО SoftProm позволило решить задачу фиксации и детализации всех статей дохода вуза, оптимизации затрат и экономии: «Один из глобальных результатов внедрения системы бюджетирования – это недопущение перерасхода в рамках заложенных локальных смет.– Резюмирует Леонид Погостин. – Произошло значительное перераспределение ресурсов между первостепенными задачами, так что теперь Академия работает над построением и развитием инфраструктуры, которая в будущем позволит воспользоваться новыми разработками по части автоматизации процессов, например, в имущественном комплексе».