Подпишитесь Презентация Вопросы Оценка
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММ УПРАВЛЕНИЯ

«Автоматизация процессов управления в бюджетных организациях»

01.03.2007

Источник: "Финансовый Справочник Бюджетной Организации" №3 2007г.


Автоматизация процессов управления в бюджетных организациях ("Финансовый Справочник Бюджетной Организации" №3 2007г.).

В настоящее время возросли требования к  эффективности управления бюджетными средствами, что делает актуальным использование в работе государственных структур современных информационных технологий (ИТ) для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа.  Инициаторами создания автоматизированных систем (система бюджетного управления) и контроля становятся федеральные агентства,  администрации субъектов РФ, главы городских округов и муниципальных районов.


Наш опыт создания таких систем в государственных (Министерство природных ресурсов РФ, Федеральное агентство лесного хозяйства) и крупных коммерческих структурах (ОАО «Москапстрой», Холдинг МЦФЭP и др.) на базе российской системы PlanDesigner-UPE компании SoftProm   позволяет предложить вашему вниманию описание возможностей наших решений. 


Их отличают:


- удобство и простота использования;


- полностью русский интерфейс;


- совокупная стоимость внедрения и владения системой существенно дешевле зарубежных аналогичных систем подобного класса (например, Cognos).


Основные задачи, рассматриваемые в нашем решении в части бюджетного управления:


- формирование операционных и финансовых бюджетов/смет в соответствии с установленными целевыми показателями и регламентным процессом;


- осуществление оперативного контроля над финансовой деятельностью структурных подразделений;


- проведение план-фактного анализа исполнения бюджетов и смет для бюджетных организаций в любом аналитическом разрезе кодов бюджетной классификации;


- формирование отчетных форм по запланированным данным и фактическому исполнению бюджетов в различных аналитических разрезах (в частности, автоматизация получения любой сводной бюджетной отчетности.


Наше решение ориентировано на государственные структуры, средние и крупные компании, где есть потребность в повышении эффективности процессов планирования, контроля и анализа финансово-экономической деятельности. Решение позволяет  эффективно организовать как контроль за использованием бюджетных средств, так и грамотное планирование доходной и расходной части смет и бюджетов. Оно может быть использовано в головных и подведомственных  им организациях и учреждениях, пространственно удаленных друг от друга.


Особенности продукта


Система PlanDesigner-UPE  - российская разработка. Она интегрировала лучшие достижения зарубежных аналогов и является «конструктором», который позволяет специалистам в предметной области (финансистам, экономистам, аналитикам)  самостоятельно создавать и поддерживать финансовые и бюджетные модели организаций.


Основополагающие факторы, позволяющие успешно использовать систему PlanDesigner-UPE, это:


- свойство создавать единое информационное пространство в территориально-разнесенной структуре для планирования и контроля натуральных и стоимостных показателей (в том числе финансово-хозяйственной) деятельности организации (обмен данными с удаленными подведомственными организациями и учреждениями);


- заложенные в систему возможности интеграции с практически любыми учетными системами на уровне баз данных (экспорт и импорт информационных данных);


- возможность полностью интегрировать уже существующие в структуре отчетные электронные формы (например, в Microsoft Excel) в систему и создание дополнительных аналитических срезов и агрегирующих отчетных форм;


- удачное соотношение низкой цены (по отношению к зарубежным аналогам) и высокого качества системы при больших возможностях.


Решение на базе системы PlanDesigner-UPE позволяет государственным структурам:


        - осуществлять стратегическое управление (министерством, агентством), исходя из поставленных целей и задач;


        - иметь актуальную финансовую информацию о состоянии организации и подведомственных подразделений;


        - иметь прямой доступ к информации в режиме реального времени;


        - повысить оперативность принятия решений;


        - повысить эффективность работы высшего звена управленцев организации;


        - оценить вклад каждого подразделения в общий результат работы структуры;


        - снять зависимость функционирования структуры от конкретного оперативного исполнителя.


Использование системы в головной организации дополнительно позволяет:


        - сократить трудозатраты на обработку фактических данных, процессы планирования, анализа и контроля и, следовательно, освободить трудовые ресурсы;


        - увеличить скорость и точность обработки информации (как фактических, так и плановых данных) и, как следствие, уменьшить издержки предприятия при обработке данных;


        - снизить трудозатраты на консолидацию данных о результатах деятельности структуры и подчиненных подразделений;


        - сократить само время консолидации (фактически речь может идти об ее осуществлении в оперативном режиме - по мере поступления данных от подразделений);


        - иметь гибкую возможность создания в системе новых форм управленческой отчетности в представляющих интерес срезах аналитики.


Руководители организации  получают:


        - возможность реализовать и эффективно использовать систему контрольных показателей для объективной оценки результатов финансово-хозяйственной деятельности структуры;


        - возможность системного контроля ключевых показателей деятельности;


        - доступ к оперативной и достоверной информации о ключевых показателях деятельности организации (как в форме предоставляемых отчетов, так и самостоятельно в системе, непосредственно на рабочих местах руководителей);


        - представление этой информации в удобном для принятия решений руководителя виде, например, в виде пульта управления руководителя c графическим и табличным представлениями данных, с индикацией отклонений фактических значений показателей от плановых (с возможностью дальнейшего анализа причин и объема отклонений);


        - получать и предоставлять вышестоящим организациям достоверные оперативные данные в любых аналитических разрезах с любой степенью обобщения в режиме реального времени и в установленные сроки.


Таким образом, в рамках этих вышеперечисленных возможностей, повышается эффективность управленческих решений и эффективность функционирования самой структуры.


Возможности системы:


по построению бюджетной модели:


        - поддержка произвольного количества измерений (аналитических справочников);


        - формирование произвольного количества бюджетов с произвольной структурой (в т.ч. и основных бюджетов БДР, БДДС и прогнозного баланса);


        - поддержка произвольного шага и горизонта планирования;


        - создание сложных автоматизированных расчетов с использованием встроенных функций (многомерные расчеты, расчет нарастающим итогом, циклические сдвиги, нахождение минимума, максимума и др.);


        - возможность работы в одной базе с несколькими разными бюджетными моделями.


для планирования и бюджетирования:


        - единовременная поддержка различных методов планирования («сверху-вниз», «снизу-вверх», от достигнутого, скользящее планирование);


        - использование лимитов на бюджетные статьи («мягкие» и «жесткие»);

 

        - поддержка мультивалютных бюджетных моделей;


        - распределение накладных расходов по произвольной базе;


        - планирование в различных сценариях и поддержка версий данных в бюджетах;


        - планирование, как в натуральных, так и в стоимостных показателях;


        - финансовая консолидация с исключением внутренних оборотов и учетом трансфертных цен;


        - расчет перекрестных владений дочерних и зависимых обществ, расчет доли меньшинства (для коммерческих структур).


для представления и анализа информации:


        - многомерный анализ (формирование произвольных отчетов «на лету» посредством вращения куба);


        - план-фактный анализ с расчетом вкладов каждого фактора в величину отклонений;


        - сложная фильтрация данных в бюджетах (в зависимости от условий) и визуализация отклонений;


        - доступ к информации предыдущих уровней по связям («drill-down»);


        - ситуационный анализ «что-если»;


        - графический анализ и формирования отчетности.


для поддержки документооборота и регламентов бюджетирования:


        - настройка регламентов исполнения бюджетов;


        - отслеживание выполнения бюджетов и контроль их статусов;


        - поддержка процессов согласования бюджетов;


        - рассылка уведомлений (в виде сообщений PlanDesigner и электронных писем) по определенным правилам участникам бюджетного процесса;


        - динамическое определение прав доступа к данным бюджетов;


        - ввод комментариев к бюджетным данным.


технологические возможности:


        - возможность определения (с четким разграничением) прав доступа к информационным объектам (формам, таблицам вплоть до ячейки и т.д.) и правилам работы с этим объектами;


        - гибкая возможность «временного запрета» внесения изменений в бюджеты и сметы на стадии их утверждения (как всем пользователям, так и определенному кругу пользователей);


        - полный аудит действий пользователей;


        - поддержка доступа удаленных пользователей через Интернет (веб-доступ);


        - поддержка сбора информации от удаленных пользователей через xml-файлы.


Решения, построенные на основе системы PlanDesigner, совместимы с используемыми в компании учетными и управленческими системами, как российских производителей - 1С, Галактика, Парус и др., так и международных - Microsoft DynamicsAx (Axapta), Microsoft DynаmicsNav (Navision), Oracle, SAP, и др. Интеграция PlanDesigner с внешними системами происходит на уровне баз данных.


Для аннотации.


Использование современного программного продукта обеспечивает успешный переход на новый уровень управления бюджетными процессами в организации.


Автор: Барабанова Г.С., руководитель отдела компании МЦФЭР-консалтинг и Ковалев М.И., эксперт-консультант компании МЦФЭР-консалтинг


Автор:  Барабанова Г.С., руководитель отдела компании МЦФЭР-консалтинг и Ковалев М.И., эксперт-консультант компании МЦФЭР-консалтинг
Источник:  "Финансовый Справочник Бюджетной Организации" №3 2007г.
Категория:  Общая