Подпишитесь Презентация Вопросы Оценка
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММ УПРАВЛЕНИЯ

«Автоматизация бюджетного управления в нефтегазе»

17.05.2007


"Автоматизация бюджетного управления в нефтегазе»

Рост числа потребителей отчетности и требования акционеров к повышению эффективности использования активов заставляет предприятия нефтегазовой отрасли при решении задач бюджетирования переходить от использования MS Excel к более тяжелым решениям, в частности модулям бюджетирования ERP - систем.

Юрий Клинушкин

Многие предприятия нефтегазовой отрасли уже имеют опыт постановки бюджетного управления. Большинство из них в качестве программы для автоматизации используют Microsoft Excel в связи с его всеобщей доступностью и легкостью освоения. Однако, в настоящее время под автоматизацией бюджетного управления в большинстве случаев понимается именно переход от использования офисных приложений к специализированным программным продуктам класса BPM (Business Performance Management) либо модулям бюджетирования ERP-систем.

Данный переход в первую очередь связан с необходимостью формирования значительного объема отчетности вследствие большого количества ее потребителей: существующие акционеры, потенциальные акционеры, руководители многоуровневых холдингов всех уровней. Кроме того, не секрет, что многие отечественные предприятия нефтегазовой отрасли имеют зарубежных акционеров, что накладывает дополнительные требования предоставления отчетности по зарубежным стандартам. Учитывая это, основные задачи автоматизации - обеспечение структурированного хранения информации, обеспечение ее ввода по определенным регламентом правилам, быстрый совместный доступ к ней, построение с помощью данной информации произвольных отчетов, необходимых и достаточных для принятия управленческих решений.

Еще одним первичным фактором, заставляющим нефтегазовые компании более тщательно подходить к постановке бюджетного управления и его автоматизации, является все более возрастающие требования акционеров к повышению эффективности использования активов. Для обеспечения выполнения данных требований необходимы более мощные инструменты расчета, имеющиеся в арсенале современных СУБД, которые используются в качестве хранилища данных в специализированных продуктах. Кроме того, несомненно, необходимы современные технологии анализа данных, наиболее распространенной из которых в настоящее время является технология OLAP.

Дополнительный эффект от автоматизации процессов бюджетирования, ценность которого не все способны оценить на этапе принятия решения об автоматизации и выбора соответствующего программного продукта, это повышение уровня квалификации специалистов, более четкое понимание целей и задач бюджетного управления, собственной роли в процессе.

Рассмотрим детальнее особенности процесса постановки и автоматизации бюджетного управления предприятий нефтегазовой отрасли на примере предприятий блока разведки и добычи, как имеющих более выраженную отраслевую специфику.

Основные области автоматизации

При разработке бюджетной модели необходимо выделить пять основных групп показателей (рис. 1). Такое деление обусловлено, прежде всего, различными функциональными задачами служб, отвечающими за каждую из групп показателей. Кроме того, выполнение проекта внедрения по частям позволяет своевременно оценивать промежуточные результаты, внося необходимые коррективы.


   1. Производственные нефинансовые показатели, необходимые для участия в бюджетном процессе (Добыча нефти, фонд скважин, количество операций КРС и др.);
   2. Показатели доходов от реализации основной продукции - нефти и газа, а также прочей реализации (эта группа может называться, например, бюджетом продаж или программой реализации) 
   3. Показатели, характеризующие затраты, входящие в себестоимость продукции (себестоимость подъема) 
   4. Суммы затрат на капитальные вложения - данные затраты повышают стоимость активов компании, поэтому руководители экономических служб предприятий довольно ревностно относятся к разграничению затрат на капитальные вложения и себестоимость.
   5. Затраты на инвестиции. Несмотря на то, что данный блок не является первичным, т.к. состоит из части затрат на капитальные вложения и части затрат, входящих в себестоимость, доля затрат на инвестиции является довольно высокой в общих затратах компаний, что требует выделения специальных организационных единиц для работы с инвестициями, а также особого внимания при разработке бюджетной модели и автоматизации.

В качестве отдельного блока можно было бы выделить формирование трех основных финансовых бюджетов и прочих отчетов, но этого не делается ввиду малой по сравнению с вышеуказанными областями трудоемкостью, а также всеобщей известностью порядка их формирования и малого влияния специфики отрасли.

Рис. 1. Бюджетная модель - взаимосвязь показателей

 

 

Производственные показатели

Рассмотрим более подробно каждую из групп. Производственные нефинансовые показатели можно разделить на: показатели, характеризующие проведение геолого-технических мероприятий (ГТМ); баланс нефти; показатели, характеризующие эффективность и процессы проведения капитального и текущего ремонта скважин; показатели поддержки пластового давления; фонд скважин; баланс газа; проходка и сдача скважин; показатели уровня автоматизации производства; показатели, характеризующие потребление электроэнергии в каждом из технологических процессов.

Основной методологической проблемой при формировании данного блока показателей можно назвать неоднозначный порядок расчета некоторых показателей - мнения по формулам расчета, предлагаемых разными специалистами могут кардинально различаться даже в пределах одного предприятия.

Основная проблема автоматизации - достаточно сложный порядок расчета производственных показателей. В связи с этим необходимо достаточно четко оценить необходимые границы и глубину автоматизации, может быть некоторые формы проще импортировать из специализированных систем, чем считать непосредственно в системе, применяемой для автоматизации бюджетирования. Это может снизить риски внедрения, сократить его сроки и увеличить быстродействие системы. Кроме того, это позволит меньше привлекать к процессу бюджетного управления специалистов - производственников, что серьезно облегчает процесс внедрения. Зачастую отношение производственников к внедрению систем бюджетного управления сводится к молчаливому игнорированию процесса ввиду отсутствия у них заинтересованности в результате и появления дополнительных обязанностей по вводу данных в систему.

Бюджет доходов предприятий нефтегазовой отрасли вызывает, как правило, наименьшие проблемы при постановке и автоматизации. Это связано с довольно простой методикой его расчета, наличием минимального набора аналитики и совсем небольшим ассортиментом продукции.



Затраты, входящие в себестоимость

Блок затрат, входящих в себестоимость продукции, является наиболее крупным и трудоемким. Его можно разделить на следующие логические составляющие: бюджеты затрат, входящих в себестоимость продукции, которые в свою очередь можно разделить на бюджеты производственных затрат и бюджеты административно-управленческих затрат; смета затрат, входящих в себестоимость продукции и распределение затрат на объекты калькуляции и формирование самой калькуляции.

Методологические и технические особенности формирования бюджетов производственных и административно-управленческих затрат связаны прежде всего с тем, что основными пользователями данных бюджетов являются как правило специалисты предметных областей, отвечающие за собственный бюджет: геологи, специалисты по бурению, энергетики, механики, специалисты отдела персонала и др., то есть работники, в функции которых не входит управление экономикой предприятия. Это накладывает определенные требования - прозрачность связей, формулирование показателей бюджетов в терминах специалистов предметной области, эргономичность дизайна бюджетных форм, несоблюдение которых может повлечь неприятие внедряемой системы пользователями вплоть до ее полного отторжения. Кроме того, уровень освоения программного продукта у пользователей, которые с ним постоянно не работают, а лишь периодически вводят первичные плановые данные, как правило, невысок. Вследствие этого необходимо предусмотреть повышенную защиту от некорректных действий пользователя для того, чтобы предотвратить появление некорректных данных либо повреждение модели. Также следует сказать о том, что в бюджетах нижнего уровня необходимо предусмотреть максимально необходимый состав аналитики, т.к. данные бюджеты являются основой для последующих расчетов и отчетов.

Формирование сметы затрат призвано определить полную сумму затрат, входящих в себестоимость продукции, а также основной контролируемый показатель - себестоимость подъема нефти (газа). С методологической точки зрения формирование сметы - это обычная консолидация данных бюджетов, поэтому особых сложностей это не вызывает. Главная методологическая задача для корректного формирования сметы - четко определить соответствие между статьями бюджетов и статьями сметы. С технической точки зрения основной проблемой является быстродействие формирования сметы. Затраты, входящие в себестоимость составляют львиную долю данных, хранящихся и обрабатываемых в системе - до 70-80%. Все эти данные консолидируются и хранятся в смете затрат, вследствие чего расчет сметы и построение отчетов в режиме реального времени могут проводиться достаточно долго. Решить данную проблему можно различными методами, например, путем сокращения количества аналитик данных, или введения регламента расчета. При сокращении количества аналитик они не должны теряться, данные аналитики должны быть доступны при переходе в нижестоящий бюджет. Для этого внедряемая система должна обладать функцией «drill-down», позволяющей отследить связи между бюджетами, «провалиться» в бюджет, являющийся источником информации, нуждающейся в детализации.

Калькуляция затрат служит главным объектом для анализа затрат, входящих в себестоимость продукции. Для его выполнения в полном объеме, калькуляция должна включать одновременно несколько таких объектов, как, например, готовая продукция (нефть и газ), цеха добычи нефти и газа, для распределения административно-управленческих и общепроизводственных затрат на основное производство и другие объекты в зависимости от специфики методологии. При формировании калькуляции могут использоваться различные методы распределения: прямой, пошаговый, перекрестный. В качестве баз распределения могут использоваться как производственные показатели, так и суммы затрат по различным статьям.


Капитальные затраты

Основу бюджета капитальных затрат составляют затраты на разведочное и эксплуатационное бурение, строительство и оборудование кустов, сейсморазведочные работы и зарезку боковых стволов. При формировании статей бюджета следует учитывать отнесение затрат к себестоимости либо капвложениям. Как уже говорилось выше, капитальные вложения повышают стоимость компании, положительно влияют на структуру баланса, иногда существенно уменьшают средний коэффициент износа основных фондов, т.е. положительно влияют на оценку управления компанией, оценку ее потенциала. В тоже время отнесение их на себестоимость повышает себестоимость подъема нефти, что негативно оценивается акционерами и руководителями компании. При создании бюджета капитальных затрат также следует внимательно следить за балансом между желанием использовать как можно большее количество аналитических срезов и быстродействием формирования бюджета. Наиболее критичной в данном бюджете является аналитика объектов капитальных вложений. Даже в небольших нефтедобывающих компаниях, действующий фонд которых не превышает 100-120 скважин количество объектов капитальных вложений, как правило, превышает полторы-две тысячи. На крупных предприятиях количество объектов капитальных вложений может составлять несколько десятков тысяч. Таким образом, прежде чем вводить аналитику объектов капитальных вложений в бюджет капитальных затрат следует оценить ее влияние на быстродействие формирования отчетов, возможность пообъектного планирования, необходимость такой детализации в бюджете. В качестве альтернативы можно сгруппировать объекты по определенному признаку и использовать аналитику видов объектов.


Затраты на инвестиции

Инвестиционный бюджет в значительной степени состоит из капитальных затрат, из затрат, входящих в себестоимость, в инвестиционный бюджет, как правило, включаются только затраты на капитальный и текущий ремонт скважин, гидроразрыв пласта, некоторые геолого-технические мероприятия. Инвестиционный бюджет предприятия нефтегазовой отрасли аккумулирует значительные суммы в связи с тем, что без проведения геолого-технических мероприятий базовая добыча будет постоянно падать вследствие постоянного истощения месторождения и повышения обводненности. Кроме того, как инвестиционные проекты может рассматриваться бурение, зарезка боковых стволов и ряд других операций. При автоматизации формирования инвестиционного бюджета в системе бюджетного управления следует учитывать, что, как правило, в учетной системе предприятия отсутствует аналитика инвестиционных проектов, в связи с этим обычно приходится реализовывать искусственный алгоритм привязки фактических данных, полученных после интеграции с учетной системой, к аналитике инвестиционных проектов. Для оценки эффективности инвестиций в бюджет вводят ряд показателей, которые обычно используются для оценки проектов: NPV, PVI, PI, DPP, IRR. Расчет данных показателей обычно производится в специализированных системах управления проектами в случае отсутствия специального модуля управления проектами в системе бюджетирования, далее показатели импортируются. Кроме того, используются специализированные показатели, такие как «Стоимость одного бареля дополнительной нефти от инвестиций», «Инвестиции на одну скважину» и другие.


Базовая функциональность

Набор функциональности моделей бюджетного управления для предприятий нефтегазовой отрасли в основном связан с их масштабом, количеством пользователей и объемом оперируемой информации. К такой функциональности относится поддержка мультиверсионности, т.е. система должна поддерживать несколько версий годового планирования и около 8-12 версий текущего для внесения необходимых корректировок с учетом имеющихся фактических данных. Также обязательно должен быть реализован четко проработанный бюджетный регламент. Процесс создания и функционирования бюджетного регламента достаточно сложный и обычно составляет 30-40% трудоемкости создания всей бюджетной модели. Автоматизация регламента предполагает функциональность, связанную с объявлением о планировании определенной версии годового плана, либо о начале текущего перепланирования, возможностью отправки на согласование введенных рассчитанных данных, согласованием данных и отказом в согласовании, отслеживанием действий пользователей в системе, отслеживание статуса бюджетных форм (согласовано, на стадии согласовании и т.д.), отзывом согласования.

Также система должна поддерживать ретроспективное хранение данных выбранных версий годового либо текущего плана. Обязательно сохраняются все фактические данные за прошедшие годы для проведения анализа динамики.


Интеграция с учетной системой

Примерно 80% известных мне внедрений систем бюджетного управления сопровождалось их интеграцией с учетной системой. Это позволяет автоматически получать фактические данные, а также периодически обновлять используемые справочники. Интеграция может проводиться либо с помощью выгрузки данных и справочников из учетной системы и загрузки их в систему бюджетного управления либо путем прямого подключения к базе данных учетной системы. Рассмотрим основные проблемы, возникающие при интеграции с учетной системой.

Во-первых, учетная система может иметь недостаточное количество аналитических срезов. В ряде случаев аналитика, необходимая для бюджетирования просто не ведется бухгалтерией за ненадобностью, т.к. бухгалтерский учет часто предназначен больше для фискальных потребителей, чем для целей управленческого учета. Примером отсутствия необходимой аналитики могут служить вышеуказанные инвестиционные проекты либо привязка затрат к владельцу бюджета. Выходом из данной ситуации часто служит административное решение о принудительном ведении аналитики либо создание искусственного механизма привязки, например, привязка всех затрат по определенному счету к определенному владельцу бюджета. Во-вторых, структура иерархических справочников учетной системы имеет свойство меняться, например, изменяется справочник организационной структуры предприятия при переходе структурной единицы из одного блока в другой. Это приводит к тому, что могут быть повреждены те отчеты, которые были сформированы в системе до вышеуказанных изменений. Кроме того, пользователи часто требуют от разработчиков возможности формирования корректного отчета как с использованием версии справочника до его изменения, так и после. Данная проблема решается в разных системах по-разному, в зависимости от технических возможностей системы и принципов хранения справочников. Примером решения данной проблемы может служить введение двух одинаковых элементов справочника - до и после изменения с различным их подчинением. И третья проблема состоит в некорректности данных и справочников учетной системы. Наиболее часто встречаются либо некорректно введенные операции, либо не введенные в систему вследствие отсутствия документов (неотфактуровка) суммы затрат. При некорректно введенной операции в следующем периоде ошибочная сумма будет сторнирована и операция будет введена корректно, во втором случае - суммы затрат будут проведены только после получения документов, а в текущем месяце в систему бюджетирования попадут некорректные фактические данные. Решить проблему можно, обеспечив ручную корректировку фактических данных, для чего необходимо выработать регламент внесения изменений. Среди ошибок в справочниках можно выделить внесение в справочник одного и того же элемента несколько раз, указание некорректной подчиненности элемента иерархического справочника. Такие ошибки исправляются в учетной системе.

Интерфейс связи учетной системы и системы бюджетного управления должен обеспечивать фиксацию даты появления в системе бюджетного управления нового элемента справочника, полученного из учетной системы, а также отправку сообщений специалисту, проводящему импорт данных, о появившихся в результате импорта элементах справочника, об изменении структуры иерархических справочников и о возможных ошибках в данных или справочниках.

Частота импорта данных и справочников из учетной системы зависит от характера выгружаемых данных. Рекомендуемая частота для сумм по начислению - один раз в месяц, данные о движении денежных средств могут импортироваться раз в декаду или в неделю. Иногда заказчики внедрения требуют ежедневного импорта данных в максимальном количестве аналитик, что может привести к появлению в системе неиспользуемых данных, а также к неоправданной нагрузке на систему и обслуживающий ее персонал.


Управление проектом

Несколько слов хотелось бы сказать об организации внедрения и комплектовании команды внедрения. Данный вопрос является ключевым для успешного ведения и завершения проекта. Формирование проектной группы со стороны заказчика обычно предполагает выделение куратора проекта из числа заинтересованных топ-менеджеров уровня заместителя генерального директора либо руководителя департамента (занятость - периодическое решение организационных проблем, сбор совещаний); назначение менеджера проекта из числа занятых в предметной области специалистов - руководителей (занятость - 30-40% рабочего времени); формирование проектной группы из числа занятых в предметной области специалистов (2-3 человека), которые будут нести функции экспертов-идеологов модели (занятость до 40% рабочего времени); назначение одного-двух специалистов сферы ИТ + предметная область, который в будущем будет играть ключевую роль в эксплуатации и развитии системы (занятость 100% рабочего времени).

Формирование проектной команды закрепляется приказом по предприятию с указанием процента рабочего времени на внедрение.

Также необходимо учесть необходимость в будущем иметь нескольких технических исполнителей для выполнения рутинной работы по поддержке системы после внедрения.

Результат

Как правило, за счет внедрения систем бюджетного управления и контроля сокращается время на рутинную работу по формированию необходимых отчетных форм и выделение больше времени на анализ, исключаются ошибки при переносе данных из бюджета в бюджет, а также при внесении фактических данных, повышается уровень дисциплины, знаний предметной области специалистов, появляется возможность формирования дополнительных форм для анализа и т.д.

Перечисленные выгоды от внедрения систем бюджетного управления практически не подлежат количественной оценке, они предполагают качественный скачок в управлении экономикой предприятия.

Среди эффекта, предполагающего возможность суммовой оценки можно выделить снижение операционных и управленческих затрат, экономия оборотных средств, снижение коммерческих затрат, уменьшение дебиторской задолженности, увеличения оборачиваемости средств.

Клинушкин Юрий Александрович
Руководитель проектов ГК «СофтПром»
Email: klinushkin@softprom.ru


Автор:  Клинушкин Юрий Александрович Руководитель проектов ГК «СофтПром»
Источник:  Журнал «Директор Информационной службы» (CIO.RU). Май 2007 г.
Категория:  Общая