Подпишитесь Презентация Вопросы Оценка
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММ УПРАВЛЕНИЯ

Заказываю просмотр





Системы сбора отчётов

Системы сбора отчётов

Как сократить в 2-5 раз время на сбор и проверку отчётов от удалённых подразделений.

Если вы используете традиционные "электронные таблицы" для сбора периодических отчётов от удалённых подразделений, то 70% времени тратите на напоминания и контроль своевременности предоставления отчётов, а так же на ручную работу по поиску и исправлению ошибок в отчётах. Применив специализированные программы, вы можете полностью исключить технические ошибки и ускорить процесс проверки и сбора отчётов в 2-5 раз!

Если вы собираете отчёты от удалённых подразделений, филиалов, подрядчиков и контрагентов, то не раз столкнулись с одной или несколькими проблемами:


Задержки в сроках получения отчётов

  • отчёты вы получаете с задержкой в несколько дней относительно согласованных сроков;
  • вы 2-3 раза звоните и напоминаете ответственному сотруднику о том, что срок предоставления истекает на днях или уже истёк.
  • что бы проконтролировать - кто сдал и кто не сдал отчёты, вы "вручную" перебираете наборы присланных файлов и сравниваете со списком тех, кто должен предоставить отчёт к нужной дате.

Трудоёмкий поиск, исправление ошибок в присланных отчётах и консолидация:  

  • 20-30% отчётов в формате Excel вы получаете со "сломанной" структурой (исправленными формулами, добавленными где не следует строками или столбцами, неверными форматами данных и другими техническими ошибками) - и это при применении стандартных паролей и защиты листов Excel (если не защищаете шаблоны - количество "доработанных" файлов превышает 50%). И вы, а так же ваши дорогостоящие специалисты, тратите на рутину по поиску и исправлению таких ошибок в шаблонах от 2-3 дней до нескольких недель.
  • Ещё от 2-3 дней до нескольких недель уходит на проверку содержания присланных отчётов и выявление неправильных цифр (например, несоответствие "входящих" остатков в присланном отчёте "исходящим" остаткам предыдущего отчёта, или несоответствие масштаба цифр из-за использования разных единиц измерения и других содержательных ошибок).
  • Такой же срок уходит на рутинную работу по переносу данных из присланных отчётов в консолидированный отчёт (в целевую базу), а так же на поиск и исправление ошибок, сделанных при переносе.

Потери времени на сопровождение системы сбора отчётов: 

  • Несколько дней уходит на то, что бы внести изменения в один шаблон отчёта и разослать его по ответственным за предоставление. И после изменения шаблона четверть ответственных всё равно присылают отчёт в старом формате.
  • В "самый ответственный момент" происходит разрыв связи между предоставляющими отчёт региональными контрагентами и центральным сервером во внутренней сети, или возникает нестабильное подключение к сети интернет; поставщики отчётов используют этот повод и откладывают отправку отчёта "на следующий день".

Эти проблемы возникают сплошь и рядом у предприятий любого масштаба в самых различных отраслях экономики.  Вот ещё несколько примеров бизнес-кейсов:

  • Транспортная компания, занимающая мультимодальными (железнодорожными и автомобильными) перевозками, ежедневно собирала из 41 филиала в различных городах России 2 оперативных отчёта о физических объёмах отправленных и принятых грузов, и ежемесячно - 3 развёрнутых отчёта с детальными расшифровками финансовых результатов деятельности. Каждый филиал имеет свою внутреннюю сеть (некоторые - с нестабильным доступом к интернету), что не позволяет использовать единые серверные программы или ресурсы для сбора отчётов. Форма сбора данных - файлы Excel, присылаемые по почте. Специалисты управляющей компании тратят весь следующий день на проверку полученных файлов, исправление ошибок и подготовку консолидированного отчёта. С учётом разницы во времени между центральным офисом и филиалами, задержка в предоставлении ежедневного консолидированного отчёта руководству компании составляет от 1 до 2 дней.
  • Региональная служба по тарифам ежемесячно собирает от нескольких сотен подотчётных организаций более 10 различных отчётов (затраты, объёмные физичесие показатели, статистические и бухгатерские показатели и др.). Отчёты предоставляются через электронную почту в файлах Excel, PDF и Word. Специалисты службы тратят от 2 до 3 недель на рутинную проверку предоставленных отчётов, исправление ошибок и запрос недостающей информации перед сохранением итоговых версий отчётов в единую базу для дальнейшего использования в расчётах, анализе и обосновании тарифов.
  • Крупная инвестиционно-строительная корпорация ежемесячно собирает с подрядчиков по электронной отчёты о расходовании финансовых средств и ходе строительства. Хотя форматы отчётов (файлы Excel) согласованы, а обязанность предоставлять отчёты прописана в договорах, более половины подрядчиков предоставляют отчёты с задержкой на 5-10 дней и только после дополнительных напоминаний от сотрудников корпорации, форматы отчётов "сломаны" (добавлены дополнительные строчки или столбцы, исправлены ячейки с формулами и т.п.), а в содержании отчётов содержится множество технических ошибок (например, "исходящие цифры" предыдущих периодов не совпадают со "входящими цифрами" следующих периодов). На рутину по выявлению и исправлению ошибок в формах и содержании отчётов специалисты корпорации ежемесячно тратят от 2 до 3 недель.

Этот перечень примеров можно продолжать и дальше. Очевидно, что в мире есть решения, позволяющие в разы уменьшить или вообще исключить потери времени на "ручную" проверку собираемых отчётов. Транспортная компания (из приведённого выше примера) после автоматизации всех стадий (разработка шаблонов отчётности, автоматическое уведомление пользователей, автоматический контроль вводимых данных, контроль времени отправки отчёта, автоматический контроль полноты отчёта и автоматическая консолидация) смогли сократить срок подготовки консолидированных отчётов по 41 филиалу с 8-12 до 2-3 рабочих часов: теперь ежедневный отчёт за вчерашний день предоставляется руководству компании не позднее 12-00 каждого рабочего дня!


Если вы столкнулись с аналогичными задачами в своей работе, знайте - вы не первые и не последние! И вы не виноваты! Конечно, если вам не жалко своего времени и если цена ошибки от недостоверных данных не очень высока, вы можете и дальше "изобретать велосипед" и "совершенствовать" свои электронные таблицы, добавляя новые пароли и по прежнему не оправдывая ожиданий руководства по срокам предоставления сводных и консолидированных отчётов...


Но компании, которые ценят время своих сотрудников и точность данных, на основании которых принимают управленческие решения, предпочитают использовать специализированные программные продукты для автоматизации процесса сбора отчётов от удалённых подразделений и пользователей. ReportCollector умеет это делать "из коробки" и поможет быстро достичь измеримых улучшений, например:

  • сократить время сбора ежедневного отчёта от 41 удалённого подразделения с 8-12 часов до 2-3 рабочих часов (то есть получать оперативный отчёт без задержки на сутки)!
  • сократить время сбора и обработки (консолидации) 5 ежемесячных отчётов средней сложности с 2 недель до 3 дней!
  • уменьшить количество технических ошибок в собираемых отчётах с 7 до 1 на один отчёт уже при первом цикле сбора ежемесячных отчётов (при следующих циклах количество ошибок уменьшается ещё сильнее).
  • уменьшить количество отчётов, предоставленных с задержкой, с 50% до менее чем 10% (раньше подрядчики предоставляли с задержками половину отчётов, теперь - менее 1/10);
  • уменьшить количество звонков с напоминанием о необходимости предоставить отчёт с 40 до 8 в "отчётный" день;
  • с 80 человеко-часов до 2 человеко-часов уменьшить трудозатраты на перенос данных из собранных отчётов в единое хранилище (консолидирующую систему).
  • с 20 человеко-часов до 5 уменьшить трудозатраты на разработку и рассылку удалённым пользователям нового шаблона отчёта.

Базовые возможности ReportCollector:

Конструируйте формы 

ReportCollector позволяет вам самостоятельно конструировать формы для ввода данных. Для этого не нужно обладать какими-либо специфическими знаниями или навыками. С помощью построенных форм можно запрашивать ввод следующих типов данных: 

  • Строка
  • Элемент из списка
  • Целое число
  • Дробное число
  • Дата и время
  • Файл

Эти типы данных можно использовать как на форме ввода, так и в таблицах. 


Определяйте регламент 

Для каждого шаблона отчетности вы можете не только сконструировать форму ввода, но и настроить ряд параметров: 

  • Дата начала сбора отчетности
  • Дата окончания сбора отчетности (доп. разработка)
  • Периодичность сбора отчетности (доп. разработка)
  • Возможность вносить изменения в данные пользователем после отправки (доп. разработка)
  • Уведомления и предупреждения для пользователей


Управляйте пользователями 

Управляйте пользователями, задействованными в процессе сбора отчетности: 

  • Добавляйте или удаляйте пользователей
  • Объединяйте пользователей в группы (доп. разработка)
  • Распределяйте ответственность по заполнению отчетностей между группами и индивидуальными пользователями


Экспортируйте данные 

Каждый раз, когда пользователь заполняет и отправляет отчетность, на сервере формируется xml-документ с введенными данными. С помощью имеющихся адаптеров вы можете: 

  • Сохранить полученный файл в указанную папку
  • Преобразовать его в документ в каком-либо формате (доп. разработка)


Анализируйте активность пользователей 

С помощью окна аудита вы можете: 

  • Контролировать выполнения регламента


Интегрируйте с внешними системами 

Если у вас уже имеется та или иная система, в которую должны поступать данные, то вы можете: 

  • Передать собранные данные в виде xml на обработку внешнему приложению
  • Разработать собственный адаптер, который обеспечит запись полученных данных в ту или иную базу данных

Теперь несколько слов о типичных возражениях и опасениях при внедрении модульных автоматизированных продуктов:

  • Вы скажете, что это дорого? Посчитайте экономию времени ваших сотрудников в течение года, умножте получившуюся цифру на их зарплату - и сравните со стоимостью продукта :)
  • Это долго? Разворачивание программы ReportCollector занимает от нескольких часов до пары дней (в зависимости от количества удалённых пользователей). Настройка 3-х отчётов "под вас" - ещё от 2 до 5 дней. Неужели это долго?
  • Опасаетесь зависимости от разработчика программы? ReportCollector, как и другие продукты российской компании Софтпром, являются "бизнес-конструкторами": имеют встроенные средства визуального моделирования. Вы самостоятельно сможете настраивать новые отчёты, сообщения для пользователей, регламент подготовки, проверки и сдачи отчётности.
  • Думаете, что "лучше" подождать, пока в компании будет внедрена "большая" информационная система, охватывающая все сферы деятельности? Блажен, кто верует... "А её уже начали внедрять? Уже выделили бюджет? Уже закупили лицензии? Большая" система может внедряться годами, и не факт, что до вашей конкретной задачи сбора отчётов от удалённых подразделений в обозримом будущем дойдёт очередь. В нашей практике были клиенты, которые внедряли наши продукты как "временные" (что бы получить быстрый результат) - и работали на этих "временных" решениях больше 10 лет, многократно окупив свои вложения.
  • Надеетесь, что после доработки сетевой инфраструктуры (обеспечения постоянной связи с филиалами) проблемы сбора отчётов будут решены "сами собой"? Но наличие каналов постоянной связи с филиалами не решит вопросы напоминания поставщикам информации о приближении "дид-лайн", внесения несанкционированных изменений в отчётные файлы, автоматической проверки вводимых данных на соответствие заданным критериям и автоматического экспорта собранных данных в консолидирующую систему.
  • У вас так быстро всё меняется (формы отчётности, регламенты, перечень отчитывающихся), что, с вашей точки зрения, автоматизация не имеет смысла? Если ваша компания динамично развивается, то тем более логично иметь "под рукой" ReportCollector для быстрой перенастройки системы сбора отчётов, чем тратить время на "сражение" с инструментами, неприспособленными для сбора отчётов от удалённых пользователей.

Теперь подробнее остановимся на том, как же возможности Report Collector могут помочь именно вам:

Контроль сроков сдачи отчетов

X Просрочка сбора срочной отчетности

Получение отчетов вовремя

Информирование о просрочке в предоставлении отчета в центр

Отслеживание статуса отчета на удаленном клиенте

X Сбор отчетов в состоянии аврала

Установление «проблемных» удаленных клиентов ДО возникновения просроченного отчета

Четко задаваемая логика заполнения и расчетов

X Ошибки, исправления и нежелательные модификации в заполненном отчете

Снижение числа ошибок при заполнении отчета

Уверенность в том, что удаленный пользователь не изменит самостоятельно логику заполнения и расчетов

Легко настраиваемые формы отчетов

X Создание и поддержка форм отчетов потребует значительного времени специалистов

Быстрота создания форм отчетов

Поддержка и модификация не занимает много времени

Поддержка разнообразных типов полей и структур самих форм отчетов

X Придется создавать отчеты с ограниченной структурой и типами данных

Отчет имеет нужную вам структуру

Можно предопределить допустимые значения для выбора в полях отчета

Изменения в одной форме применяются централизованно

X Придется тратить время на ручную рассылку обновленных форм отчетов по всем удаленным клиентам

Нет нужды тратить время на ручную рассылку обновленных форм отчетов по всем удаленным клиентам

Единая база для администрирования и хранения отчетов

X Хранение и поиск прошлых и текущих отчетов будет занимать значительное время

X Ведение реестра удаленных клиентов будет зависеть от конкретного сотрудника и его компьютера

Простота управления внутренними и внешними пользователями, а также любой дополнительной информацией по каждому удаленному пользователю

Оперативность доступа к текущим и прошлым отчетам и полученным данным

Возможность дальнейшего анализа и консолидации полученных данных

X Создание консолидированного отчета требует существенных трудозатрат

X Анализ, прогноз и консолидация полученных массивов данных невозможен или затруднителен

Быстрота и простота создания консолидированного отчета

Удобно анализировать массивы данных, визуализировать и прогнозировать на их основе в той же самой среде, без дополнительного стороннего ПО

Автоматическая проверка и пост-обработка полученных данных

X Полученные данные могут быть противоречивы

X Придется тратить время на ручную проверку каждого отчета

Уверенность в целостности и непротиворечивости поступивших данных

Не нужно тратить время на проверку и загрузку каждого отчета вручную

Возможность работы в off-line режиме, а также выгрузка заполненных отчетов в xml-файл и передача его в центр на физическом носителе

X Удаленному клиенту потребуется постоянный и хороший канал связи, что далеко не всегда возможно организовать

Удаленному клиенту не требуется постоянный и хороший канал связи

Удаленный пользователь может продолжить заполнять отчет даже вне рабочего места

Возможность многопользовательской работы за одним компьютером, а также работы нескольких удаленных клиентов с одной локальной базой данных

X Заполнение отчета будет завязано на работоспособность конкретного компьютера и пользователя

Простота и удобство в организации работы удаленных клиентов для заполнения отчетов

Шифрование по ГОСТ канала связи и передаваемых данных

X Данные отчетов не имеют юридической силы и могут быть легко перехвачены и прочитаны злоумышленниками

Данные отчетов надежно защищены от злоумышленников и вредоносного ПО

Подписание отчета ЭЦП наделяет его юридической силой

Печать отчетов из удаленного модуля

X Удаленные клиенты никак не смогут использовать заполненные отчеты для своих нужд

Удаленные клиенты могут использовать печатные версии отчетов для своих собственных нужд

Собственная уникальная разработка российской компании «Софтпром»

X Программа продается «как есть» и реализация любого пожелания по ее работе стоит значительных вложений и времени

X Без обучения и техподдержки промышленная эксплуатация становится весьма затруднительной

Решение может быть оптимизировано под потребности конкретного клиента

Обучение и последующая техподдержка помогут специалистам клиента быстрее организовать промышленное использование Report Collector и обеспечить его бесперебойную работу

Резюме:

Оставляю всё «как есть»… Узнаю стоимость решения своей проблемы!

Оставить всё как есть

Узнаю стоимость решения своей проблемы!




Если у вас есть ещё вопросы или возражения - задайте их нам. И вы убедитесь, что снижение в разы трудоёмкости при сборе отчётов от удалённых подразделений - это реально! Вы увидите, что это реально лично для вас и вашей компании!


ReportCollector - один из новых продуктов российской компании Софтпром, появившийся в ответ на запросы (задачи) реальных пользователей. Кто мы? Команда профессиональных консультантов и программистов, работаем на российском рынке "b*b" IT-решений более 15 лет. За это время внедрили более 500 IT-систем в средних и крупных компаниях России (в основном - в сфере бюджетирования, управленческого учёта, управления проектами и портфелями проектов, автоматизации систем KPI). Во все наши продукты закладываем принцип "бизнес-конструктора", что даёт нашим клиентам:

  • высокую скорость настройки (адаптации) прикладных решений
  • гибкость при настройке под ваши специфические нужды
  • независимость от разработчиков при доработке решений под изменение требований бзинеса