Оценка этапов автоматизации

Заказчики и клиенты.
Определите роли участников проекта внутри компании

• Кто является заказчиком будущей информационной системы?
• В чьих конкретно интересах (владельца, топ-менеджера, подразделения) внедряется информационная система? Кто получит выгоды от внедрения? В чём именно эти выгоды?
• В зоне ответственности кого (каких менеджеров и подразделений) находятся автоматизируемые бизнес-процессы?
• Кто из действующих лиц выделит на проект ресурсы (финансовые, организационные, властные, временные)? За чей счёт планируется «банкет»?

Бывает, что честно ответив на эти вопросы, компания принимает решение радикально изменить подход к проекту автоматизации. Например, вместо внедрения на Холдинг единого «большого и тяжёлого» продукта применить подход «лучшей практики» (best practice), при котором:

• каждая из бизнес-единиц за свой счёт внедряет наиболее подходящий ей комплекс программных продуктов,
• плюс на уровне холдинга подбирается решение для консолидации информации по всей группе компаний, и представления акционерам консолидированной отчётности.

Планируемые результаты и выгоды от внедрения.
Сформулируйте планируемые выгоды ключевых участников проекта.

• Каковы измеримые экономические выгоды от внедрения информационной системы? Например, это может быть сокращение запасов, сокращение и оптимизация кредитного портфеля, и т.п.
• К снижению каких рисков (и на сколько) приведёт внедрение информационной системы управления бизнесом? Каков масштаб этих рисков на сегодня? Например, это могут быть риски появления кассовых разрывов, риски срыва срока выполнения заказов при полной загрузке производства и т.п.
• Какова цена ошибки в принимаемых специалистами компании решениях? Насколько внедрение информационной системы может снизить вероятность ошибочных решений?
• Насколько уменьшится трудоемкость текущих бизнес-процессов после внедрения информационной системы?
• Насколько вырастет конкурентоспособность и гибкость компании за счёт увеличения скорости получения релевантной (и точной) информации и повышения оперативности принятия обоснованных управленческих решений?

Содержательные границы проекта.
Уточните перечень содержательных задач, решение которых будете автоматизировать. Уточнение целесообразно сделать как «в глубину» (например, для автоматизации системы бюджетирования — описание всей вертикали бюджетов от натуральных показателей до консолидирующих форм), так и «в ширину» (для того же бюджетирования — описание особенностей и нюансов системы финансового планирования разных подразделений бизнеса).

Чем точнее будет сделана работа по описанию содержательных границ проекта — тем ниже будут риски самого проекта внедрения автоматизированной системы, включая риски сдвига сроков запуска системы в промышленную эксплуатацию. Грамотное структурирование автоматизируемых бизнес-процессов позволит при необходимости разделить большой проект на быстро реализуемые под-проекты с поэтапной настройкой и запуском в короткие сроки отдельных модулей.

Диагностика текущего состояния помогает оценить «точку старта».
Как минимум, следует обратить внимание на следующие аспекты (которые могут значимо повлиять на трудоемкость и стоимость внедрения автоматизированной системы управления):

• Есть ли уже в компании отработанные методики и проверенные на практике алгоритмы для автоматизируемых бизнес-процессов управления? Или нужна методическая постановка?
• С чем (с какими информационными системами) планируется настроить интеграцию (например, получение фактических данных)? Какие могут быть применены шлюзы и технологии интеграции к этим системам? Какие именно данные, где и с какой периодичностью будем брать? Каково качество этих данных?
• Каков IT-ландшафт, какие в компании приняты и де-факто используются стандарты в области IT? Например — какие используются СУБД, какова конфигурация рабочих мест пользователей и т.п.
• Какие инструменты используются сейчас для выполнения автоматизируемых бизнес-процессов? Что из используемого (и как) можно применить для упрощения процесса автоматизации?

Предварительное структурирование и оценка проекта.
Расставляем приоритеты и оцениваем необходимые ресурсы с учётом текущего состояния (точки «А»), границ проекта, целей и задач:

• На какие этапы азбиваем проект? Большой проект (например, внедрение системы на холдинг) мы рекомендуем разделить на отдельные цельные «под-проекты», в рамках каждого из которых вы будете получать практический результат — работающие модули — за короткое (2-4 месяца) время.
• Какие ресурсы понадобятся на каждом из этапов от каждого из участников. Ресурсы — это и тредозатраты (внимание), и деньги, и материально-техническая база. Важный нюанс — оценивать стоит не только трудозатраты консультантов (сторонних разработчиков), но и специалистов клиента (на согласование, тестирование, ввод данных и т.п.)
• Какие основные риски в нашем случае сопровождают проект? Как их минимизировать?