Консолидированная финансовая отчётность

Индивидуальную финансовую (бухгалтерскую) отчетность каждый участник (юридическое лицо) холдинга готовит и сдает самостоятельно в соответствии с требованиями законодательства по месту регистрации. Эта отчетность жестко регламентирована, поэтому для ее подготовки целесообразно использовать стандартные (как правило — локализованные «коробочные») автоматизированные программные продукты и решения.

Индивидуальная управленческая отчетность осуществляется, как правило, каждым участником холдинга самостоятельно. Содержание, периодичность и другие особенности такой отчетности соответствуют запросам топ-менеджмента отдельных бизнес-единиц, помогая им принимать более взвешенные и обоснованные решения по повышению эффективности и достижению задач конкретного бизнеса.

Достаточно часто для автоматизации управленческого учета и отчетности каждый из бизнесов использует подход «лучшей практики» и внедряет системы (программные продукты), оптимальные для данной отрасли и набора автоматизируемых бизнес-процессов.
Однако, для владельцев бизнеса такая управленческая отчётность считается недостаточно информативной, она не дает собственникам бизнеса необходимых данных об эффективности деятельности Холдинга в целом и даже о вкладе каждого участника холдинга в общий финансовый результат (при сильных экономических взаимосвязях между подразделения Холдинга общий финансовый результат не является суммой прибылей отдельных бизнесов).

Консолидированная отчетность холдинга включает данные как материнской компании Холдинга, так и дочерних и зависимых предприятий (с учетом степени контроля и доли владения). Для подготовки корректной консолидированной отчетности необходимо выполнить ряд операций, включая:

• привести данные разных предприятий (бизнес-единиц) в сопоставимый вид
• проверить на симметричность взаимные задолженности и обороты между предприятиями холдинга
• исключить взаимные задолженности из активов / обязатательств консолидированного баланса
• исключить взаимные платежи из консолидированного отчета о движении денежных средств (ДДС) холдинга
• исключить взаимыне услуги из отчета о прибылях и убытках, включая корректный перенос между периодами «нереализованной прибыли» при передаче (продаже) активов между предприятиями холдинга до момента продажи конечного актива на внешней границе холдинга

Корректно подготовить консолидированную отчетность (как для фактических данных, так и для плановых бюджетов) — задача нетривиальная, но важная. Её решение позволяет владельцам видеть реальную эффективность работы отдельных бизнесов и всего холдинга, контролировать часть рисков и принимать взвешенные инвестиционные решения.Для автоматизации процессов подготовки консолидированной отчетности в холдинге целесообразно использовать отдельные специализированные программные продукты (или специализированные модули некоторых «больших» ERP-систем).

Объёмы данных и ВРЕМЯ на их обработку при консолидации отчётности растут в геометрической прогрессии. Так, если для 10 предприятий за один цикл планирования и отчётности может понадобиться проверить на симметричность и исключить из консолидированной отчётности около 100 тысяч пар показателей, то для 100 предприятий — уже десятки миллионов.

• Для 10 предприятий количество «внутренних оборотов» — сочетаний «кто-кому» поставляет товары и услуги, предоставляет финансирование, проводит оплату или имеет взаимные задолженности — доходит до 90…
• Умножьте это число на количество статей в консолидированном балансе, консолидированном отчёте о движении денег или консолидированном отчёте о прибылях и убытках (обычно — от 50 и более)…
• Умножьте результат на 12 месяцев…
• И ещё хотя бы на 2 версии данных («консолидированный план» и «фактический консолидированный отчёт») — уже больше 100 тыс. сочетаний!
• И если при выверке внутренних оборотов в Холдинге тратить на проверку одной пары «кто-кому» 6 секунд, то для проверки 100 тыс. сочетаний вы и ваши сотрудники «убьют» более 160 человеко-часов;
• А если статей не 50, а 150, а предприятий не 10 — а 100, то количество сочетаний превысит 35 млн., а время на их проверку «в лоб» составит БОЛЕЕ 29 ЧЕЛОВЕКО-ЛЕТ!
• А если надо сделать несколько версий сводных или консолидированных планов Холдинга?
• А если юридическая структура не совпадает с организационной или финансовой структурой и консолидированный отчёт и внутрихолдинговые отношений надо детализировать и сверять по всем этим аналитикам?
• А если консолидацию отчётов Холдинга надо делать по нескольким уровням (Холдинг — Субхолдинги — Бизнес-единицы)?
• А кроме проверки надо ещё выделить время на исправление ошибок в отчётах предприятий Холдинга, выявленных в процессе подготовки сводной и консолидированной отчётности!

«Раньше у нас 3 человека в течение 2-х недель не разгибаясь корпели над сверкой и исключением внутрихолдинговых оборотов из консолидированного отчёта. Времени на содержательный анализ консолидированной отчётности практически не оставалось».

Специалисты предприятий (экономисты, финансисты) делают различные ОШИБКИ в процессе «ручного» или «полу-автоматического» переноса данных из учётных систем предприятий в файлы (листы) электронных таблиц, в которых живёт «система консолидации». Поиск и исправление этих ошибок отнимает драгоценное время.

• Пользователи ошибаются при переносе сумм из учётной системы отдельного предприятия в консолидированные отчёты в электронных таблицах…
• Пользователи ошибаются при отнесении сумм к тем или иным статьям консолидированных отчётов…
• Пользователи ошибаются при переносе «переходящих остатков», делая консолидированные отчёты несопоставимыми во времени…
• Пользователи ошибаются при классификации контрагентов («внутрихолдинговые» и «внешние») по тем или иным операциям..
• Пользователи по-разному классифицируют одни и те же операции в «плановых» и «фактических» отчётах, делая эти отчёты несопоставимыми…
• И даже если вы напишите в электронных таблицах макросы по автоматической обработке типовых ошибок пользователей в процессе сбора данных для консолидации — в следующем отчёте пользователи «придумают» совершенно новые ошибки, не предусмотренные вашей автоматической обработкой. Проверено не раз.

Для контроля корректности отчётов, предоставленных Предприятиями, мы дали доступ экономистам Управляющей компании Холдинга к учётным базам Предприятий. Но экономисты УК в течение недели могли сделать лишь выборочные проверки отдельных статей предоставленных отчётов. По-прежнему не было уверенности в точности консолидированных финансовых отчётов, представляемых акционерам Холдинга».

В электронных таблицах трудоёмко настраивать некоторые алгоритмы корректного расчёта консолидированной финансовой отчётности, соответствующей принципам МСФО (Международных Стандартов Финансовой Отчётности, IFRS). Для сохранения приемлемых сроков подготовки сводной и консолидированной отчётности вы вынуждены СНИЖАТЬ ТОЧНОСТЬ данных, представляемых акционерам.

• Например, одно предприятие продало товар другому предприятию Холдинга и показало в своём отчёте за период прибыль от этой продажи. А второе предприятие включило приобретённый товар в свои активы (включило в состав «основных средств» или просто положило на «склад»). Принципы МСФО требуют в процессе составления консолидированной финансовой отчётности исключить из консолидированного отчёта о прибылях и убытках Холдинга прибыль, полученную первым предприятием, до момента реализации на «внешней границе» Холдинга. Настройка алгоритмов переноса такой «нереализованной прибыли» из периода в период с использованием электронных таблицах требует очень высокой квалификации и аккуратности от исполнителей…
• А если в производственной цепочке задействовано несколько предприятий Холдинга — задача корректного расчёта и переноса «нереализованной прибыли» по всей цепочке становится ещё сложнее, а вероятность сделать ошибку в алгоритме расчёта сводной и консолидированной отчётности организации — ещё выше.
• В крупных Холдингах почти всегда встречается «перекрёстное» владение акциями и долями предприятий Группы (одно предприятие владеет частью акций другого предприятий Группы). Для корректного расчёта доли чистых активов, приходящихся на те или иные группы акционеров (или на долю меньшинства), необходимо проследить и исключить влияние такого «перекрёстного владения»по всей цепочке предприятий, входящих в периметр консолидации. При консолидации с использованием электронных таблиц экономисты Управляющей компании Холдинга эту задачу обычно решают в «ручном» режиме и затрачивают как минимум 1-2 дня на обработку каждого нового запроса акционеров.

«Пока мы использовали Excel для составления консолидированной отчётности Группы, мы (по согласованию с собственниками) были вынуждены сделать несколько упрощений в методиках расчёта, отступлений от принципов МСФО, что бы иметь возможность представить консолидированный отчёт акционерам Группы в разумные сроки».

Пользователи в подразделениях Холдинга «ломают» электронные таблицы и консолидирующие формы, так аккуратно и тщательно настроенные специалистами Управляющей компании. Формы в электронных таблицах сложно защитить от внесения всевозможных несанкционированных изменений. И потом приходится тратить ВРЕМЯ на поиск и исправления таких ошибок.

• Пользователи добавляют в консолидирующие формы лишние строки или столбцы…
• Пользователи «ломают» (меняют) формулы…
• Пользователи меняют названия (статей, контрагентов и т.п.) в «централизованных» справочниках…
• Пользователи заносят данные не как «числа», а как «текст» — и эти данные потом не учитываются при расчётах в формулах…
• И даже если специалисты УК тщательно поработали с правами доступа в электронной таблице и защитили от изменения все ячейки, кроме «разрешённых» — иногда пользователи просто делают копию листа! С копии защита снята — и пользователи далее предоставляют в УК этот файл для консолидации, изменённый по своему усмотрению. И такое мы встречали на практике не раз.

«Вы отправляете формы в «дочки» для заполнения, а их «перебивают», меняют связи и формулы, удаляют и подставляют статьи, добавляют лишние строки и столбцы…»

В электронных таблицах чрезвычайно ТРУДОЁМКО поддерживать в актуальном состоянии все алгоритмы финансовой консолидации и составления сводной отчётности. Добавление в периметр консолидации нового подразделения, изменение структуры Холдинга, добавление пары статей в итоговый сводный отчёт — каждая из этих задач может требовать минимум 2-3 дня для внесения изменений в комплекты «консолидирующих» файлов.
Например, для добавления в периметр консолидации нового подразделения (организации, предприятия) вы должны последовательно выполнить следующие шаги:

• Создать комплект форм (листов или файлов) для получения данных (фактических финансовых отчётов или планов) от этого предприятия;
• Добавить новое подразделение в качестве контрагента в формы всех других подразделений, в которых требуется «поимённая» расшифровка внутригрупповых контрагентов для обеспечения выверки и исключения внутрихолдинговых оборотов и взаимных задолженностей при дальнейшем составлении финансовой консолидированной отчётности;
• Аккуратно изменить формулы в файлах для всех подразделений Холдинга, включив в эти формулы нового «внутреннего» контрагента;
• Добавить формулы для проверки симметричности внутрихолдинговых оборотов нового подразделения с каждым из других подразделений Холдинга;
• Добавить формулы (алгоритмы) для корректного исключения (эллиминирования) внутрихолдинговых отношений этого подразделения (и с этим подразделением) из консолидированной отчётности Холдинга.

И при внесении всех этих изменений — не сделать ни единой ошибки!

«Вы отправляете формы в «дочки» для заполнения, а их «перебивают», меняют связи и формулы, удаляют и подставляют статьи, добавляют лишние строки и столбцы…»

С помощью электронных таблиц практически НЕВОЗМОЖНО обеспечить «непрерывность данных», сопоставимость консолидированных отчётов Группы во времени и между собой. Для ретроспективной расшифровки отдельных показателей вы ТРАТИТЕ ВРЕМЯ на ручной выбор данных из множества файлов.

• В силу большого объёма данных и необходимости собирать данных от разных подразделений, «консолидированная отчётность Группы» в электронных таблицах за различные периоды — это почти всегда наборы отдельных файлов. Как привило — отдельная папка с файлами содержит консолидированную отчётность предприятия за отдельный период.
• Классическая проблема такого подхода — несовпадение переходящих остатков в консолидированных отчётах «соседних» периодов.
• Ещё одна «классическая» проблема — трудоёмкость план-фактного анализа консолидированной отчётности в электронных таблицах, для проведения которого экономисты должны сделать выборки данных из различных наборов файлов.
• При внесении изменений в формы консолидированной отчётности вы теряете «сопоставимость» отчётов за разные периоды, ибо приводить консолидированные сводные и финансовые отчёты прошлых периодов, разбросанные по разным файлам электронных таблиц, в сопоставимый с новыми отчётами формат — задача слишком трудоёмкая.
• Ещё одна «не решаемая» в такой структуре данных задача — корректный перенос в сводных и консолидированных отчётах результатов исправления ошибок учёта прошлых периодов (из периода, когда ошибка обнаружена — в период, когда ошибка была сделана — с последовательным пересчётом ретроспективных консолидированных отчётов за все последующие периоды) согласно МСФО (IAS 8).

«У нас есть куча файлов Excel, за каждый период — несколько версий, и при запросе акционеров расшифровать какой-либо показатель за несколько периодов приходится вручную делать из всего этого выборки»

Из электронных таблиц очень ТРУДОЁМКО предоставлять дополнительные расшифровки для анализа и аудита сводной и консолидированной отчётности предприятия. Акционеры и менеджеры жалуются на «непрозрачность» цифр, предоставленных в сводных и консолидированных отчётах. А любой нестандартный запрос на дополнительную расшифровку данных в силу высокой трудоёмкости превращается в «3-х дневный аврал» с вечерними бдениями для экономистов Управляющей компании Холдинга.

• Для расшифровки какой-либо расчётной цифры в сводном плане предприятия вы должны кликнуть на ячейку с этой цифрой, посмотреть формулу — и потом посмотреть на содержание всех ячеек, на которые ссылается формула. А эти ссылки могут вести на другие листы и даже на другие файлы… Расшифровка и анализ любого консолидированного показателя становится трудоёмким, в электронных таблицах нет возможности автоматического «дрилл-дауна» показателя по любой из аналитик в любом направлении;
• Если вам надо сделать дополнительную расшифровку цифры, занесённой в электронную таблицу из учётной системы — вы должны вручную сделать эту выборку из учётной системы. А если необходимо расшифровать несколько таких цифр — работы может занять не один день. Электронные таблицы не предоставляют возможности автоматического «дрилл-дауна» по показателю из консолидирующей формы непосредственно в учётную систему (учётную базу Предприятия, входящего в Холдинг).
• А некоторые запросы акционеров на дополнительные расшифровки могут требовать внесения изменений в алгоритмы расчётов и формулы, используемых при финансовой консолидации показателей Группы (например, изменение периметра консолидации в интересах разных групп акционеров). Для его выполнения вы делаете копию папки с файлами консолидированного отчёта за период — и тратите несколько дней на их изменение.

«Пока мы использовали Excel для консолидации, какая-то часть запросов членов Совета Директоров на дополнительные расшифровки оставалась без ответа, так как мы физически не могли предоставить эти расшифровки в требуемые сроки»

АВТОМАТИЧЕСКИЙ ИМПОРТ всех необходимых для консолидации данных из различных источников в разы повышает скорость получения отчётов. Настраиваете систему один раз — и дальше импорт происходит либо по «событию», либо «по расписанию», либо по нажатию волшебной кнопки». Для подготовки гибких консолидированных отчётов холдингов могут использоваться огромные объёмы данных — вся необходимая информация будет у вас «под рукой».

МУЛЬТИПЛАТФОРМЕННОСТЬ PlanDesigner позволяет импортировать исходные данные из любых ваших источников (баз данных). Если в Группу компаний входят различные бизнесы, то каждый из них может продолжать использовать самые разнообразные учётные системы (ERP) в своей деятельности (лучше всего подходящие именно для этого бизнеса), а необходимые данные будут автоматически подкачиваться в «консолидирующую» систему. И даже если в разных предприятиях Холдинга вы используете «традиционные» базы 1С (как правило — в каждом бизнесе отдельную базу), то всё равно возникнет необходимость решить вопросы унификации и приведения в сопоставимый вид нормативно-справочной информации из разных баз. И поверьте — эту задачу лучше лучше решать в специализированном ПО.

ПРОГРАММА-КОНСТРУКТОР обеспечивает для вас сочетание высокой скорости и простоты построения и изменения (!) модели консолидации отчётов холдинга. Вы всегда сможете быстро адаптировать ваше решение в условиях стремительно меняющихся внутренней структуры и внешнего окружения вашего бизнеса (организационная, финансовая, региональная и т.д. структуры). И всё это — без программирования, используя метод «визуального моделирования», силами предметных специалистов (экономистов).

ГИБКОСТЬ программы-конструктора позволяет вам использовать как стандартные методики GAAP или МСФО при подготовке консолидированной отчётности, так и добавлять для каждого Холдинга уникальные алгоритмы, отражающие специфику деятельности предприятия, состав акционеров, или учитывающие отраслевые особенности.

МНОГОМЕРНОСТЬ PlanDesigner и инструменты «дрилла» дают вам сочетание потрясающей прозрачности и компактности представления консолидированных отчётов: чётко разделены исходные данные, корректировки, сделанные при консолидации, и итоговый результат по всем осям-аналитикам. Количество аналитик вы можете расширять исходя из требований бизнеса. Например, для Холдинга, часть предприятий которого выполняют экспортно-импортные операции, филиалы находятся в разных странах, или которые просто работают с валютными активами и обязательствами, в PlanDesigner можно настроить «мультивалютную» консолидацию отчётов с автоматическим расчётом и расшифровкой открытой валютной позиции по Холдингу в целом, по отдельным бизнесам по иерархии Холдинга (и с выделением вклада каждого бизнеса и подразделения в открытую валютную позицию Холдинга), с расшифровкой по каждой валюте, по статье (категории активов и обязательств), с динамикой изменения во времени, с план-фактным сравнением или с факторным анализом величины и динамики изменения валютных рисков. В общем, парой движений мыши сможете творить чудеса!

ОПЫТ наших консультантов, успешно внедривших не одно решение по консолидации отчётов Холдингов и разработавших множество необходимых для консолидации алгоритмов, обеспечит гарантированный результат при заказе «под ключ» системы сбора и консолидации отчётности группы компаний. Вы сбережёте драгоценное время при внедрение и запуск системы в промышленную эксплуатацию.